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04.07.2019 | Öffentliche Ausschreibung | Vergabenummer: Z I 3 - VSt. 1160/2019

Dialogforum "Nachhaltiger Sport 2020"

Frist
01.08.2019, 10:00 Uhr

Vergabenummer
Z I 3 - VSt. 1160/2019

Ort der Ablieferung der Leistung
Berlin

Forschungskennzeichen
UM19 16 5130

Auftragsgegenstand

Hintergrund:

Im Rahmen eines eintägigen Dialogforums "Nachhaltiger Sport 2020" soll ein wissenschaftlicher Austausch mit einem breiten Akteurskreis aus der Stadtentwicklung, Verwaltung, Wissenschaft und Wirtschaft realisiert werden, um für mehr Nachhaltigkeit im Sport, verbunden mit der Förderung eines aktiven Lebensstils, zu diskutieren und zu konkretisieren sowie entsprechende praxisbezogene Maßnahmen daraus abzuleiten. Im Mittelpunkt der künftigen Bemühungen für mehr Nachhaltigkeit im Sport stehen demnach die folgenden Handlungsfelder:

  • Sport in Natur, Landschaft und urbanem Raum
  • Klimaschutz bei Sportanlagen
  • Nachhaltige Sportgroßveranstaltungen
  • Nachhaltige Mobilität
  • Nachhaltigkeit in Sportartikelindustrie und Handel

Leistungsumfang:

Der Leistungsumfang umfasst das Projektmanagement, darunter die Vorbereitung, Umsetzung und inhaltliche Nachbereitung des Dialogforums sowie die Auswertung und schriftliche Protokollierung aller Projektbesprechungen. Die Auftragnehmerin oder der Auftragnehmer (AN) übernimmt diese Aufgaben in Abstimmung mit der Auftraggeberin (AG).

Es sind folgende Leistungen zu erbringen:

  • Erstellung von Tagungsunterlagen sowie eine Veranstaltungswebseite als Subdomain der AN-Website (inklusive Hosting der Website),
  • Versand von Einladungen
  • Recherche und Buchung von Räumlichkeiten (unter der Vorgabe, dass voraussichtlich mehrere parallel laufende Sessions realisiert werden sollen),
  • Organisation von Catering
  • Recherche und Erstellung eines Verteilers (Umfang: bis zu 2.000 Adressen),
  • Managen von Anmeldungen
  • Kommunikation mit den Teilnehmenden beziehungsweise Interessierten
  • Recherche, Buchung, Briefing und Betreuung einer beziehungsweise mehreren Moderatorinnen und mehrere Moderatoren sowie Referentinnen und Referenten
  • Betreuung und Koordination aller am Fachforum in organisatorischer und inhaltlicher Art beteiligten Akteure
  • informative Formate zum Informationsaustausch, zur Diskussion und gegebenenfalls Vernetzung
  • komplette Ermittlung, Organisation, Bereitstellung und Betreuung der technischen Ausstattung
  • Raumplanung für das Fachforum, Bestuhlungsplan, Bereitstellung der benötigten Arbeitsmaterialien - Bereitstellung von Personal für alle abzudeckenden Bereiche (unter anderem Empfang/Registrierung, technische und inhaltliche Organisation und Betreuung, gegebenenfalls Sicherheit)
  • Verfassung aller benötigten schriftlichen Arbeitsdokumente zur inhaltlichen und organisatorischen Vorbereitung (Einladungs-/Ankündigungstexte, Programm, Logistikhinweise et cetera) auch für eine (elektronische) Veröffentlichung
  • Erstellung von Dokumenten für die Konferenzteilnehmer
  • Erstellung von Input-Papier als schriftliches Briefing für die Referierenden und Diskussionsteilnehmerinnen und Diskussionsteilnehmer mit Handlungsvorschlägen in einem Umfang von circa 10 DIN-A4-Seiten
  • Bewerbung und kommunikative Begleitung der Veranstaltung
  • Ermöglichung einer Online-Bewerbung über alle Beteiligten, wie beispielsweise den Beirat für Umwelt und Sport (Zusätzlich sollen die Social-Media-Kanäle des BMU für eine entsprechende Bewerbung genutzt werden.)
  • Dokumentation der Ergebnisse und Aufbereitung einer PDF-Präsentation für die AG
  • Auswertung der Tagungsinhalte, Aufbereitung einer Tagungsdokumentation sowie gegebenenfalls weiteren Ergebnisdokumenten
  • Aufbereitung des Layouts für eine Online-Veröffentlichung
  • Gestaltung, Generierung und Betreuung einer Website in Abstimmung mit der AG (inklusive Hosting bis Ende des Jahres 2020), über die unter anderem die Anmeldungen für das Fachforum erfolgen, Programm und Präsentationen eingestellt werden (Dabei sind die Anforderungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) sowie die Barrierefreiheit zu beachten)
  • Gestaltung der alle zu erstellenden Dokumente in einem einheitlichen, professionellen Layout (in Anlehnung an BMU-Website)
  • Übersetzung der Tagungsdokumentation nach erfolgter Freigabe der deutschen Fassung durch die AG ins Englische (Für das Angebot sind die Kosten einer Übersetzung von 30 A4-Seiten (Arial, Schriftgröße 12, 1,5-zeilig) zu kalkulieren)
  • Vorlegen der Tagungsdokumentation an die AG in deutscher und englischer Fassung in Form barrierefreier PDF-Dokumente sowie als offene Word-Dokumente

Als mögliche Themen, die in der Konferenz aufgegriffen werden sollen, haben sich folgende Aspekte herauskristallisiert:

  • Sport in Natur, Landschaft und urbanem Raum,
  • Klimaschutz bei Sportanlagen,
  • Nachhaltige Sportgroßveranstaltungen,
  • Nachhaltige Mobilität,
  • Nachhaltigkeit in Sportartikelindustrie und Handel